CÁC PHƯƠNG PHÁP HAY NHẤT ĐƯỢC ĐỀ XUẤT CHO CÁC CHƯƠNG TRÌNH NIÊM PHONG BẢO MẬT
Lưu ý: Để con dấu bảo mật có hiệu quả, điều cần thiết là phải có tính toàn vẹn ở điểm đầu và điểm cuối của việc sử dụng.
NHẬN CON DẤU CỦA BẠN
- Kiểm tra con dấu của bạn khi nhận. Việc đánh dấu và đánh số duy nhất của bạn rất quan trọng đối với tính toàn vẹn của con dấu.
- Xác nhận rằng bạn có số lượng, loại, màu sắc, nhãn hiệu và số chính xác.
- Lưu ý bất kỳ lỗi hoặc sự khác biệt nào và báo cáo cho nhà cung cấp của bạn hoặc cho văn phòng của chúng tôi.
GIỮ NIÊM PHONG HÀNG TỒN KHO
- Giữ con dấu ở một nơi an toàn.
- Chỉ giới hạn quyền truy cập cho những người có trách nhiệm và lập hồ sơ giải phóng tất cả các con dấu.
- Giao cho một cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm kiểm soát hàng tồn kho.
- Xác định tỷ lệ sử dụng và lên kế hoạch đặt hàng lại ít nhất sáu tuần trước khi dự kiến hết hàng.
XỬ LÝ VÀ SỬ DỤNG (XEM HƯỚNG DẪN CỤ THỂ CHO CON DẤU NÀY)
- Biết quy trình khóa, thiết kế và các tính năng của con dấu này.
- Chỉ trao con dấu cho người được ủy quyền
- Ghi lại tất cả các con dấu được lấy từ kho lưu trữ.
- Dán con dấu một cách an toàn theo hướng dẫn cho mô hình này. Lưu ý bất kỳ vấn đề hoặc hư hỏng bất thường có thể nhìn thấy được như vết cắt bị cong, lỗ mòn, tình trạng bất thường hoặc hư hỏng thẩm mỹ đối với các con dấu khi áp dụng.
- Tiêu hủy con dấu hoàn toàn sau khi sử dụng. KHÔNG ĐƠN GIẢN MẤT CHÚNG RA NGOÀI HOẶC ĐỂ LẠI CÁC BỘ PHẬN HOẶC CẮT DẤU DẤU TƯƠNG TÁC; HOẶC THEO ĐIỀU KIỆN CÓ THỂ ĐƯỢC NGƯỜI KHÁC THU THẬP. Tốt nhất là nên đưa chúng về cơ sở trung tâm để tiêu hủy bởi một thanh tra được ủy quyền và được đào tạo.
- Đào tạo tất cả những người sẽ xử lý hoặc kiểm tra các con dấu này, liên quan đến các thủ tục và chính sách của bạn.
KIỂM TRA CON DẤU (XEM HƯỚNG DẪN CHO CON DẤU NÀY)
- Kiểm tra kỹ các con dấu tại điểm khóa và điểm đến trước khi cắt.
- Thêm kiểm tra tại các điểm hoặc thời gian theo yêu cầu của việc sử dụng của bạn. (Ví dụ: yêu cầu kiểm tra nếu bạn đang giao quyền giám sát hoặc kiểm soát con dấu bị khóa cho một công ty hoặc cơ quan khác.)
- Xác nhận rằng nó đã được khóa và còn nguyên vẹn khi nó rời khỏi sự kiểm soát của bạn.
- Đối với các con dấu được sử dụng trong thời gian dài: chẳng hạn như đồng hồ đo tiện ích, van và các khu vực an toàn, hãy lên lịch kiểm tra thường xuyên ít nhất hàng năm.
- Việc kiểm tra phải bao gồm cả kiểm tra bằng mắt và kéo hoặc xoay con dấu để đảm bảo nó được khóa đúng cách và nguyên vẹn. Tham khảo hướng dẫn và thông số kỹ thuật được cung cấp cho loại con dấu cụ thể mà bạn đang sử dụng.
- Báo cáo mọi bất thường, con dấu bị hở hoặc bị hư hỏng. Thay thế nếu cần.
- Trả lại bất kỳ con dấu nào cho nhà cung cấp của bạn hoặc nhà máy của chúng tôi nếu khi kiểm tra, chúng được phát hiện không được khóa đúng cách, có vẻ bị lỗi hoặc có dấu hiệu giả mạo mà không thể giải thích bằng các điều kiện đã biết hoặc xử lý và hao mòn thông thường.
